Was kosten mich meine Mitarbeiter:innen und wie läuft der Einstellungsprozess fehlerfrei ab? Die Geschäftsidee und der dazugehörige Business Plan stehen. Für den Erfolg eures Start-Ups sind aber auch die Mitarbeitenden eures Teams essenziell. Was es bei der Einstellung zu beachten gilt, damit der Personalplanungsprozess reibungslos verläuft, haben wir hier für euch zusammengefasst.

  • Art der Anstellung: Vergütung, Kosten, Benötigte Unterlagen
  • Arbeitszeiten
  • Inhalte eines Arbeitsvertrages
  • Kündigungsfristen
  • Urlaubsanspruch
  • Häufige Fehler bei der Einstellung

zuletzt aktualisiert am - 14.03.2022

Zusammen sind wir stark – Personalmanagement leicht gemacht.

Wie im unserem Blogbeitrag berichtet, hat Jan Anfang des Jahres auf einem Event des TRAFO Hubs einen Vortrag rund um das Thema Personal gehalten. Die wichtigsten Facts halten wir an dieser Stelle noch einmal zum Nachlesen für euch fest.

Bevor ihr Personal anstellt solltet ihr euch Gedanken machen über die Dauer der Beschäftigung und der Arbeitszeit, über das monatliche Brutto-Arbeitsentgelt und die Versicherungsverhältnisse und natürlich über den künftigen Status eures baldigen Teammitgliedes.

Anstellungsmöglichkeiten

Kosten:
bis zu 450,00€ (ab 10/2022: 520,00€ Brutto/Netto Lohn) +137,30€ Arbeitgeber:inanteil (ca. +30%)
= 587,30€ Gesamtkosten

Achtung: beim Minijob beachten, dass auch inkl. Sonderzahlung das Bruttogehalt im Schnitt nicht über 450€/520€ pro Monat liegt; sonst wird aus dem Minijob nachträglich eine versicherungspflichtige Beschäftigung.

Arbeitszeiten:
ab 01/2022: max. 45,8 h/Monat; ab 07/2022: max. 43 h/Monat

Benötigte Unterlagen:

  • Arbeitsvertrag
  • Personalfragebogen für geringfügig Beschäftigte
  • ggf. Befreiungsantrag für Rentenversicherungsflicht (freiwillig)

Kosten:
900,00€ Bruttolohn
*90,00€ Arbeitgeber:inanteil (+9,3%)
=*990,00€ Gesamtkosten

*Angaben gerundet

Keine vorgeschriebene Grenze beim Gehalt – abgesehen vom Mindestlohn als Untergrenze.

Die Arbeitnehmer:innen zahlen von ihrem Bruttogehalt nur Abgaben zur Rentenversicherung. Von der Rentenversicherungspflicht kann man sich im Gegensatz zum Minijob nicht befreien lassen. Die Abgabe zur Krankenversicherung zahlen die Werkstudierenden eigenständig von ihrem Konto.

Arbeitszeiten:
Maximal 20h pro Woche; da sonst der Studierendenstatus bei der Sozialversicherung verloren geht.

Benötigte Unterlagen:

  • Arbeitsvertrag (befristet)
  • Personalfragebogen
  • Immatrikulationsbescheinigung

Kosten:
4.074,30€ Bruttolohn
*855,60€ Arbeitgeber:inanteil (ca. +21%)
= 4.929,90€ Gesamtkosten

*Angaben geschätzt

Der/die Arbeitnehmer:in zahlt vom Bruttogehalt die Lohnsteuer und ggf. Kirchsteuer¹, Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung (je höher das Einkommen, desto höher der Prozentsatz an Lohnsteuern).

Sonderzahlungen sind jederzeit möglich und können auch vertraglich vereinbart werden.

Arbeitszeiten:
Max. 48 h/Woche (bei 6 Arbeitstagen)

Benötigte Unterlagen:

  • Arbeitsvertrag (befristet/unbefristet)
  • Personalfragebogen

  • Selbständig Tätige kümmern sich um alle Abgaben privat

  • Abgrenzung zum Arbeitnehmer muss erfolgen – Scheinselbstständigkeit muss unbedingt ausgeschlossen werden
  • Nicht weisungsgebunden

Eine Honorarkraft ist nicht selbstständig, wenn Sie:

  • nach den Weisungen der Arbeitgeber:innen Arbeit verrichtet
  • nach Zeit, nach Ort und nach Umfang der Arbeit wie festangestellte Kolleg:innen ihre Arbeit erfüllt
  • Mailadressen und Telefonnummern der Arbeitgeber:innen benutzt und wenn es Vertretungsregelungen mit festangestellten Kolleg:innen gibt

Inhalte des Arbeitsvertrages

  • Beginn und Dauer der Beschäftigung (ggf. Befristung)
  • Probezeit (bis zu 6 Monate | Kündigungsfrist 2 Wochen)
  • Art der Tätigkeit
  • Ort der Tätigkeit
  • Arbeitszeit und Überstundenregelung
  • Vergütung und Sonderzahlung
  • Mitteilungs- und Nachweispflicht bei Arbeitsverhinderung (bspw. Krankheit)
  • Urlaubsanspruch

Befristung

Grundsätzlich gibt es drei zulässige Gründe für eine Befristung des Arbeitsvertrages:

  • Ohne Sachgrund
  • Mit Sachgrund
  • Zweckgebunden

Mit Sachgrund befristet: Arbeitgeber: innen können nach Ablauf der Befristung in der Regel dazu berechtigt sein, einen neuen befristeten Arbeitsvertrag mit Sachgrund abzuschließen. In solchen Fällen spricht man von Kettenbefristung.

Kündigungsfristen

Falls nicht anders im Arbeitsvertrag vereinbart, gilt für Arbeitnehmer:innen eine Kündigungsfrist von 4 Wochen zum 15ten oder zum Ende eines Kalendermonats.

Für Arbeitgeber:innen hingegen gilt:

Beschäftigungsdauer Kündigungsfrist
0 bis 6 Monate (Probezeit) 2 Wochen zu jedem beliebigen Tag
7 Monate bis 2 Jahre 4 Wochen zum 15. oder zum Ende des Kalendermonats
2 Jahre 1 Monat zum Ende des Kalendermonats
5 Jahre 2 Monate zum Ende des Kalendermonats
8 Jahre 3 Monate zum Ende des Kalendermonats
10 Jahre 4 Monate zum Ende des Kalendermonats

Arbeitszeiten

  • Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer:innen darf acht Stunden nicht überschreiten.
  • Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
  • Die Arbeitnehmer:innen müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.
  • Arbeitnehmer:innen dürfen an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden.

Zeiterfassung

  • Arbeitgeber:innen sind verpflichtet eine Zeiterfassung zu führen; kann auf Arbeitnehmer:innen übertragen werden
  • Kontrolle, ob Vorschriften der Arbeitszeit eingehalten werden
  • Es reicht ein einfacher Stundenzettel (auch digital möglich)

Urlaubsanspruch

  • Arbeitnehmer:innen haben in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.
  • Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage (bei einer 5 Tage Woche; bei unterjähriger Beschäftigung 1/12 pro Beschäftigungsmonat).
  • Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind.

Häufige Fehler bei der Einstellung

  • Fehlende Immatrikulationsbescheinigung
  • Fehlende Unterschriften auf den Arbeitsverträgen
  • Mindestlohn nicht eingehalten:
    01/2022 – 9,82€
    07/2022 – 10,45€
    10/2022 – 12,00€
  • Fehlende Angaben im Personalfragebogen (z.B. Sozialversicherungsnummer oder Steuer-ID)

Bei weiteren Fragen rund um die Personalbedarfs- und Personalvertragsplanung stehen wir von HI!TECH als Ansprechpartner und Vermittler gerne zur Verfügung.
Melde dich daher gerne bei hitech@itubs.de.